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Como seleccionar Agentes de cambio en tu empresa

¿Por qué es importante identificar agentes de cambio para implementar procesos de cambio?

Cuando se inicia  un cambio dentro de las empresas o instituciones, enseguida se rumorea: “vamos a sufrir una transformación importante en la empresa” lo que provoca cierta inseguridad.

Por esta razón, las organizaciones,necesitan líderes capaces de hacer frente a los retos que representan los cambios; que sean competitivos, estén preparados y funcionen como “agentes de cambio”.

¿Cómo debe ser un agente de cambio?

Un agente de cambio debe ser una persona que trabaja en la empresa, comprometida, capaz de motivar en sus compañeros en cada una de las iniciativas de cambio que se plantean desde la Dirección y desde cada uno de los departamentos.

  1. Autoconocimiento: Ser una persona carismática, responsable con su trabajo, con sentido de pertenencia, persona visionaria, que crea lazos de confianza y afectividad en la empresa.
  2. Conocimiento de la empresa: Debe conocer y entender lo que requiere o necesita la organización.
  3. Interacción: Debe tener la capacidad de relacionarse de forma efectiva con sus compañeros en el proceso de cambio, debe fomentar respeto y colaboración entre todos.
  4. Influencia: Participa con entusiasmo en las actividades que realiza la empresa y motiva a sus compañeros en la participación.

Además se podría complementar indicando que debe:

  • Ser empleado interno de la empresa
  • No formar parte del Comité Ejecutivo ni el Directivo.
  • La participación en la selección implica estar de acuerdo con las bases que se indiquen.

“Muchas cosas son ahora posibles. Lo único imposible es resistirse al cambio y no evolucionar o transformarse. No obstante, el cambio no tiene por qué ser un proceso duro y extremadamente exigente. Se puede aprender a cambiar.” 

Michael Hugos

¿Cómo seleccionar a los agentes de cambio en tu empresa?

Existen varias metodologías para para identificar los agentes de cambio dentro de la empresa, sin embargo la que ha dado mejores resultados en las empresas es mediante la participación proactiva de sus compañeros con voto.

Para esto se debe elaborar los requisitos y el perfil indicando las competencias que deben poseer los agentes que deseamos seleccionar y sus compañeros lo elijan.

El proceso de elección y determinación de ganadores se desarrollará de acuerdo con las siguientes fases:

  1. Convocatoria
  2. Recepción
  3. Evaluación
  4. Publicación de ganadores

Una vez seleccionados los agentes de cambio todas las comunicaciones deberán ser centralizadas en la oficina de gestión del cambio.

Se deberá realizar una sesión presencial mensualmente los primeros seis meses, de esta forma podrán verificar el cumplimiento del plan.

¿Qué deben hacer los agentes de cambio?

Los agentes de cambio deben desarrollar proactivamente en la empresa, acciones y actitudes que permitan realizar mejoras internas y externas. Las principales actividades se detallan:

  1. Involucrar a sus compañeros en el cambio.
  2. Promover la creatividad y la innovación.
  3. Identificar a quienes podrían aportar nuevas perspectivas de cambio
  4. Visualizar los cambios como oportunidades.
  5. Participar con entusiasmo de las actividades y los procesos de cambio y desarrollo empresarial
  6. Percibir las fuerzas situacionales que promueven o que inhiben ideas de cambio.
  7. Evaluar las ideas de los demás con una actitud positiva.
  8. Facilitar a la empresa la implementación de las iniciativas de cambio.

Ejemplo de la vida real

Dije – Hay que trabajar con agentes de cambio para implementar el nuevo sistema.

¿Cómo? ¿ Qué son los agentes de cambio? respondió el Director del proyecto.

Así empezó la primera reunión para implementar un nuevo sistema de tecnología en una empresa pública en Ecuador, que por confidencialidad le llamaré Los Talent.

Estábamos a tres semanas del lanzamiento de la plataforma y dentro del proyecto no se había considerado la gestión del cambio y el impacto que iba ocasionar la puesta en marcha del proyecto.

-Esto fue posible solo desde que la institución en la que trabajaba empezó a liderar la simplificación de trámites a nivel nacional.-

Entonces, teníamos poco tiempo y el Director del proyecto no consideraba importante tener agentes de cambio porque según él ya la misma tecnología como tal hace que la gente cambie y se implemente solo. Sin embargo luego de explicarle que si las personas no usan el sistema por bueno que sea la implantación costaría más tiempo.

Fue así que iniciamos con Juan, Director del proyecto y Elena responsable de talento humano de la institución,  identificando el perfil del agente de cambio y las actividades que debía realizar. Luego solicitamos mediante votación que se elija por departamento la persona que cumpla esas características. Esto se lo hizo mediante comunicación interna y la votación fue confidencial mediante voto electrónico. Se realizó el conteo y se notificó a toda la institución los seleccionados.

-Lo que pasó en este momento fue que tres personas rechazaron ser agentes de cambio. Por lo que se seleccionó a los segundos más votados de esos departamentos.

Se les convocó a una reunión a todos lo agentes y se les indicó su misión y las actividades que deben realizar, pero las personas en la reunión empezaron a hacer preguntas como estas: ¿ Esto nos ayudará a conformar un sindicato?   ¿ no pondrán más trabajo? ¿ Qué ganamos nosotros?.

El ambiente se volvió tenso y entonces la máxima autoridad de la institución Said respondió. – Necesitamos de todo su apoyo y compromiso para poder implementar un sistema que impactará en el servicio a los ciudadanos, esta nueva forma de trabajar y de prestar el servicio es históricos para nuestra institución, para el estado y todo los ciudadanos.

Los agentes de cambio vieron el sistema, hicieron varias preguntas y cuando se les formó y dio a conocer el sistema, lo asumieron tan bien que parecía que ellos hubiesen desarrollado el sistema.

Se hizo campañas internas, con un nombre al proyecto y fueron los agentes de cambio quienes incentivaron a toda la empresa en el uso y dieron a conocer el impacto que tenía el proyecto.

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